Un contrat à signer à distance, un document PDF à parapher, un courrier Word à authentifier — la signature électronique remplace le stylo dans de plus en plus de situations. Ce guide vous montre comment faire une signature électronique, sur un PDF, dans Word, par e-mail, et comment obtenir une signature électronique certifiée quand la loi l'exige.
- Pour signer un PDF : utilisez Adobe Acrobat Reader (gratuit, « Remplir et signer ») ou un outil en ligne comme DocuSign, Yousign ou iLovePDF.
- Pour signer dans Word : Insertion → Ligne de signature, ou insérez une image de votre signature.
- Découvrez ci-dessous les méthodes par support (PDF, Word, e-mail) et la différence entre signature simple et signature certifiée.
Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
Une signature électronique est un procédé qui permet d'authentifier l'identité du signataire et de garantir l'intégrité d'un document numérique. En droit français et européen (règlement eIDAS), elle a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, à condition de respecter certains critères. Il existe trois niveaux :
| Niveau | Ce que c'est | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Signature simple | Image de signature, case cochée, nom tapé. Pas de vérification d'identité forte. | Documents internes, devis, accords informels. |
| Signature avancée | Liée au signataire de façon unique, détecte toute modification du document. | Contrats commerciaux, baux, RH. |
| Signature qualifiée (certifiée) | Créée avec un certificat qualifié délivré par un prestataire certifié (ex. : Certigna, ChamberSign). Équivaut légalement à une signature manuscrite. | Marchés publics, actes notariés, INPI, procédures administratives exigeantes. |
Comment faire une signature électronique sur un PDF
C'est le cas le plus courant. Voici les méthodes :
Avec Adobe Acrobat Reader (gratuit)
- Ouvrez le PDF dans Adobe Acrobat Reader (gratuit).
- Cliquez sur Remplir et signer (Fill & Sign) dans le panneau de droite.
- Cliquez sur Signer → Ajouter une signature.
- Trois options : taper votre nom (police cursive), dessiner votre signature à la souris, ou importer une image de votre signature.
- Cliquez sur Appliquer, puis placez la signature à l'endroit voulu sur le document.
- Enregistrez le PDF signé.
Avec un outil en ligne
- Rendez-vous sur iLovePDF (Signer PDF), Smallpdf (eSign PDF) ou DocuSign.
- Importez votre PDF.
- Dessinez, tapez ou importez votre signature.
- Placez-la sur le document et téléchargez le PDF signé.
Comment faire une signature électronique sur Word
Deux méthodes selon le niveau de formalité :
Méthode 1 : Insérer une image de signature
- Signez sur papier blanc, photographiez ou scannez votre signature.
- Dans Word, placez le curseur à l'endroit de la signature.
- Cliquez sur Insertion → Images → sélectionnez l'image de votre signature.
- Redimensionnez et positionnez.
Méthode 2 : Ligne de signature officielle
- Placez le curseur à l'emplacement souhaité.
- Cliquez sur Insertion → Ligne de signature (dans le groupe Texte).
- Remplissez les informations (nom, titre, instructions).
- Une zone de signature apparaît dans le document. Le signataire peut double-cliquer dessus pour signer numériquement (avec un certificat numérique si disponible).
Insérer une image de signature dans Word crée une signature « simple » — elle n'a pas la même valeur juridique qu'une signature électronique avancée ou qualifiée. Pour des documents contractuels importants, utilisez un service de signature dédié (DocuSign, Yousign, Adobe Sign).
Comment faire une signature électronique par e-mail
Deux situations différentes :
- Signer un document envoyé par e-mail : téléchargez la pièce jointe (PDF ou Word), signez-la avec l'une des méthodes ci-dessus, puis renvoyez le fichier signé en pièce jointe.
- Ajouter une signature visuelle à vos e-mails : dans les paramètres de votre messagerie (Gmail, Outlook), créez une signature automatique avec votre nom, titre, coordonnées et éventuellement une image de votre signature manuscrite. Ce n'est pas une signature électronique au sens juridique — c'est une signature de courrier.
Comment faire une signature électronique certifiée
Une signature électronique certifiée (qualifiée au sens du règlement eIDAS) nécessite un certificat numérique délivré par un prestataire de confiance certifié. Voici la démarche :
- Choisissez un prestataire de services de confiance certifié : Certigna, ChamberSign, Universign, Yousign (niveau avancé+), ou DocuSign (selon l'offre).
- Créez un compte et vérifiez votre identité (pièce d'identité, parfois vérification vidéo ou en personne).
- Le prestataire vous délivre un certificat de signature électronique (sous forme de clé USB, carte à puce, ou certificat hébergé dans le cloud).
- Utilisez ce certificat pour signer vos documents dans le logiciel du prestataire ou dans Adobe Acrobat.
La signature qualifiée est obligatoire pour certaines démarches : marchés publics, dépôts à l'INPI, actes authentiques.
Comment faire une signature électronique sur INPI
Pour déposer une marque, un brevet ou un dessin/modèle sur le site de l'INPI (Institut national de la propriété industrielle), une signature électronique est requise. La procédure :
- Rendez-vous sur le portail de l'INPI (procedures.inpi.fr).
- Créez un compte et connectez-vous.
- Lors du dépôt, le portail vous demande de signer électroniquement. L'INPI utilise un système de signature intégré à la plateforme.
- Pour certaines procédures, un certificat de signature qualifié est requis (ChamberSign, Certigna). Vérifiez les exigences spécifiques de votre démarche sur le site de l'INPI.
Les outils de signature électronique comparés
| Outil | Gratuit | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| Adobe Acrobat Reader | ✅ | Remplir et signer un PDF (signature simple). Gratuit et fiable. |
| DocuSign | ✅ (limité) | Signature avancée, envoi de documents à signer, suivi, piste d'audit. Standard du marché. |
| Yousign | ❌ | Signature avancée et qualifiée (eIDAS), conforme au droit français. Solution française. |
| iLovePDF | ✅ (limité) | Signer un PDF en ligne (signature simple). Rapide et sans inscription. |
| Smallpdf | ✅ (limité) | eSign PDF, interface simple, signature simple. |
| Certigna / ChamberSign | ❌ | Certificats de signature qualifiée (marchés publics, INPI, actes notariés). |
💡 Astuce : Si vous envoyez des documents à signer en pièce jointe, convertissez-les d'abord en PDF pour figer la mise en page. Et si ces documents sont des présentations, un outil comme Gamma.com.ai vous permet de créer, exporter en PDF et partager par lien — tout en un.
Conclusion
Faire une signature électronique dépend du support et du niveau requis. Pour un PDF, Adobe Reader (gratuit) ou un outil en ligne suffit pour une signature simple. Pour Word, insérez une image de signature ou utilisez la ligne de signature. Pour une signature certifiée (marchés publics, INPI), obtenez un certificat qualifié auprès d'un prestataire certifié. Dans tous les cas, choisissez le niveau de signature adapté à l'enjeu du document.
Foire aux questions (FAQ)
Comment faire une signature électronique sur un PDF ?
Ouvrez le PDF dans Adobe Acrobat Reader (gratuit), cliquez sur Remplir et signer → Signer → Ajouter une signature. Tapez, dessinez ou importez votre signature, placez-la sur le document et enregistrez. Vous pouvez aussi utiliser iLovePDF ou Smallpdf en ligne.
Comment faire une signature électronique sur Word ?
Deux options : insérez une image de votre signature (Insertion → Images) pour une signature simple, ou utilisez Insertion → Ligne de signature pour une signature numérique plus formelle (avec certificat si disponible).
Comment faire une signature électronique certifiée ?
Obtenez un certificat de signature qualifié auprès d'un prestataire certifié (Certigna, ChamberSign, Universign, Yousign). Après vérification de votre identité, vous recevez un certificat (clé USB, carte à puce ou cloud) utilisable pour signer des documents avec valeur juridique pleine.
Comment faire une signature électronique sur INPI ?
L'INPI utilise un système de signature intégré à son portail (procedures.inpi.fr). Pour certaines procédures, un certificat qualifié est requis. Vérifiez les exigences sur le site de l'INPI avant de commencer votre dépôt.
La signature électronique est-elle légale ?
Oui. En France et en Europe, la signature électronique a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite (règlement eIDAS). Le niveau de signature requis dépend du contexte : simple pour les documents courants, qualifiée pour les marchés publics et certaines démarches administratives.
